Kısa cevap
Ofis taşımada en pahalı şey nakliye değil, çalışılamayan zamandır. Mesai dışı bir tarih seçin, her eşyayı etiketleyin, bilgisayarları yedekleyin ve iki bina yönetimiyle yükleme saatini önceden netleştirin.
Tarih ve saat seçimi
Hafta sonu ya da mesai sonrası taşıma, çoğu ofis için işi en az aksatan seçenektir. Büyük ofislerde taşımayı bölümlere ayırıp (önce arşiv, sonra masalar) kademeli yapmak da seçenek olabilir.
Etiketleme sistemi kurun
Her masaya, dolaba ve kolisine, yeni ofisteki yerine karşılık gelen bir numara ya da renk verin. Yeni ofisin kat planı üzerine bu numaraları yazdırmak, yerleştirme sırasında zaman kaybını sıfıra yaklaştırır.
- Her çalışana kendi eşyası için etiketli koli verin.
- Arşiv klasörlerini numaralı kolilere sıralı koyun.
- Bilgisayar kablolarını sökmeden önce fotoğraflayın; yeni ofiste kurulum hızlanır.
Bilgisayar, veri ve evrak güvenliği
Taşımadan önce tüm bilgisayar ve sunuculardan yedek alın; önemli evrak ve veri taşıyan cihazları (sunucu, harici disk) kendi ekibinizin taşıması en güvenlisidir. Standart masaüstü bilgisayar, monitör ve yazıcılar ise korumalı şekilde paketlenip taşınabilir.
Bina yönetimi ve asansör
İş merkezi ve plazalarda yük asansörü, yükleme saati ve araç park alanı için çoğunlukla bir kural vardır. Hem eski hem yeni bina yönetiminden bu bilgiyi taşıma tarihinden önce yazılı almak, taşınma gününde sürprizi ortadan kaldırır.
Kozyatağı, Altunizade, Kadıköy merkez ve Ümraniye gibi ofis yoğun bölgelerde bu planlama özellikle önemlidir.